Cautions et garanties : soumission, bonne exécution, avance, retenue

Une caution, ou garantie, est l'engagement écrit d'une banque ou d'un assureur de payer l'acheteur si vous ne tenez pas votre parole. Un marché peut en demander plusieurs, à des moments différents, et chacune a un coût pour votre trésorerie. Voici à quoi sert chacune, quand elle est due, quand on vous la rend et comment l'obtenir sans perdre l'offre sur un détail.

Vue d'ensemble

Garantie	Ce qu'elle protège	Quand elle est due	Quand elle prend fin
Caution de soumission	Le sérieux de votre offre	Avec l'offre	Après l'attribution ou la signature
Garantie de bonne exécution	La bonne réalisation du marché	Après la notification	Après la réception
Garantie d'avance	L'argent versé avant le travail	Avant le versement de l'avance	Une fois l'avance remboursée
Retenue de garantie	La reprise des défauts	À chaque paiement	À la réception définitive, en général

Toutes ne s'appliquent pas à tous les marchés. Le dossier d'appel d'offres (DAO) dit lesquelles sont exigées et à quel montant, et les règles de votre pays apparaissent sous chaque section.

La caution de soumission

La caution provisoire, aussi appelée caution de soumission ou garantie d'offre, prouve que votre offre est sérieuse. Si vous retirez votre offre après la date limite alors qu'elle est encore valable, si vous refusez de signer le marché ou si vous ne fournissez pas la garantie de bonne exécution, l'acheteur peut la faire payer.

Quand elle est due. Avec l'offre, le plus souvent en original dans le pli, et au plus tard à la date limite. Si le dossier est découpé en lots, le montant est souvent fixé lot par lot.

Quand elle est rendue. Aux entreprises non retenues après l'attribution ou la signature du marché. À l'attributaire, quand il a remis sa garantie de bonne exécution. Si personne ne vous la rend, réclamez-la par écrit : tant qu'elle court, votre banque peut garder l'argent bloqué et continuer à facturer.

Si elle manque ou si elle n'est pas conforme. C'est l'une des causes de rejet les plus brutales, parce qu'une commission la vérifie dès le début. Une caution absente, trop faible, trop courte ou sur un mauvais formulaire peut éliminer une offre excellente.

Certains dossiers ne demandent pas de caution, ou la remplacent par une déclaration signée dans laquelle vous acceptez une exclusion temporaire si vous manquez à vos engagements. Les marchés de consultants et les petites consultations en demandent rarement. Lisez ce que votre dossier exige plutôt que de le supposer.

🇸🇳La règle au Sénégal

• La garantie de soumission est de 1 % à 3 % de la valeur estimée du marché, selon le dossier, et n'est pas exigée pour les prestations intellectuelles. Elle doit être produite en original, bien formée, et rester valable 28 jours après l'expiration de la durée de validité des offres : une copie, une photocopie ou un scan est refusé. Elle vient d'un organisme financier agréé par le ministre des Finances (art. 114, 117).[1]
• L'autorité peut ne pas l'exiger sous 80 millions de F CFA TTC pour les fournitures et services autres que les prestations intellectuelles, et sous 100 millions TTC pour les travaux (arrêté n° 007120). Pour les marchés réservés aux coopératives, GIE, entreprises sociales, artisans et PME féminines, elle peut aussi ne pas l'exiger. Elle est restituée aux candidats évincés dès l'attribution provisoire (art. 84).[3][1]

La garantie de bonne exécution

La caution définitive, ou garantie de bonne exécution, couvre l'acheteur si vous n'exécutez pas le marché ou si vous l'exécutez mal. Elle lui permet de financer un remplacement ou de couvrir une partie de sa perte.

Quand elle est due. Après la notification de l'attribution, dans le délai que fixe le dossier ou le contrat, et avant le démarrage. Ce délai est court. Prévenez votre banque dès que vous décidez de soumissionner, sans attendre d'avoir gagné.

Quand elle est rendue. Après la réception, provisoire ou définitive selon le contrat. Là encore, demandez la mainlevée par écrit : c'est l'acte qui libère la banque, et elle ne se fait pas toujours toute seule.

Si vous ne la fournissez pas. L'attribution peut être annulée, votre caution de soumission saisie et le marché proposé à l'entreprise classée après vous. Selon le pays et le montant, cette garantie peut aussi ne pas être demandée pour de petits marchés, ou être remplacée par une retenue.

🇸🇳La règle au Sénégal

• Le titulaire d'un marché d'un montant au moins égal à 70 millions de F CFA TTC (fournitures et services courants) ou 100 millions TTC (travaux et prestations intellectuelles) fournit une garantie de bonne exécution. Elle est constituée en totalité à la signature, plafonnée à 5 % du marché, avenants compris, et complétée en cas d'avenant. Elle peut prendre la forme d'un cautionnement, d'une garantie à première demande ou, si les parties l'acceptent, d'une caution personnelle et solidaire (art. 115 à 117 ; arrêté n° 007121). Elle est libérée au règlement pour solde définitif, ou à la réception provisoire s'il y a un délai de garantie (art. 119).[1][4]
• Pour les marchés réservés aux acteurs de l'économie sociale et solidaire et aux artisans individuels, l'autorité peut ne pas exiger de garantie de bonne exécution (art. 115).[1]

La garantie d'avance

L'avance de démarrage est une somme que l'acheteur vous verse avant que vous ayez travaillé, pour acheter les matériaux et vous installer. Elle n'est pas un cadeau : elle se rembourse par déductions sur vos paiements suivants. La garantie d'avance protège l'acheteur tant que ce remboursement n'est pas terminé.

Quand elle est due. Avant le versement de l'avance, et seulement si le marché prévoit une avance et que vous la demandez.

Quand elle prend fin. Son montant baisse à mesure que l'avance est remboursée, et elle s'éteint une fois le remboursement terminé. Vérifiez que le texte de la garantie dit bien cela.

Si vous ne la fournissez pas. En règle générale, pas de garantie, pas d'avance. Le marché reste à exécuter, et vous le financez sur vos propres fonds. Faites le calcul dès le chiffrage : c'est souvent là qu'une petite entreprise découvre que le marché dépasse sa trésorerie.

🇸🇳La règle au Sénégal

• Une avance forfaitaire de démarrage peut être accordée, plafonnée à 20 % du montant initial TTC (ou de la première tranche de 12 mois pour un marché de plus d'un an). Elle exige une caution bancaire fournie avant le versement. Son remboursement commence quand les prestations atteignent 40 % du marché et s'achève à 80 % (art. 97).[1]
• Des avances sur dépenses engagées peuvent aussi être versées, sur justificatifs de débours et contre une garantie de restitution d'égal montant. Le total ne dépasse jamais 60 % du marché initial, avec des plafonds par cas : 40 % pour des installations ou matériels importants, 30 % pour des engins lourds sur chantier, 50 % du contrat d'achat pour les approvisionnements, 60 % pour un achat fait pour le compte de l'autorité (art. 94, 95).[1]

La retenue de garantie

La retenue de garantie n'est pas un document bancaire au départ. C'est une partie de chaque paiement que l'acheteur garde jusqu'à la fin du marché, pour pouvoir faire reprendre les défauts qui apparaîtraient après la réception.

Quand elle s'applique. À chaque paiement, en déduction du montant que vous recevez.

Quand elle est rendue. En général à la réception définitive, une fois les réserves levées. Certains contrats vous permettent de récupérer cet argent plus tôt en le remplaçant par une garantie bancaire.

Si vous ne reprenez pas les défauts. L'acheteur peut payer quelqu'un d'autre pour les reprendre et se servir sur la retenue. Intégrez cette somme dans votre plan de trésorerie, car elle fait partie de votre marge et elle arrive en dernier.

🇸🇳La règle au Sénégal

• Quand le marché comporte un délai de garantie, l'autorité peut retenir une part de chaque paiement, au plus 5 % de chaque paiement, fixée par le cahier des charges. Elle peut être remplacée, au choix du titulaire, par une garantie à première demande ou, si les deux parties sont d'accord, une caution personnelle et solidaire du même montant. La retenue est remboursée à l'expiration du délai de garantie (art. 118, 119).[1]

Comment obtenir une garantie

Prévoyez plusieurs jours, parfois plusieurs semaines, surtout pour une première demande. Faites-la dès la décision de soumissionner.

1. 1

   Vérifiez qui peut l'émettre

   Le dossier le précise : banque, compagnie d'assurance ou établissement agréé par le ministère des Finances là où c'est la règle. Une garantie émise à l'étranger peut devoir passer par un correspondant local. Vérifiez avant de payer le moindre frais.

2. 2

   Préparez votre demande

   La banque demande en général vos relevés de compte, vos statuts, votre registre de commerce (RCCM), vos derniers états financiers, l'avis et le modèle de garantie du dossier. Pour les garanties après attribution, ajoutez la notification ou le contrat.

3. 3

   Comprenez ce que cela coûte

   Il y a deux coûts distincts. La commission rémunère la banque, souvent selon le montant et la durée. Le dépôt de garantie, lui, est de l'argent que la banque peut vous demander de bloquer sur un compte, parfois pour une grande partie du montant. Cet argent reste à vous, mais vous ne pouvez plus vous en servir pendant toute la durée de la garantie.

4. 4

   Remettez le modèle du dossier

   Le modèle du DAO se reprend mot pour mot. Les banques ont leur propre rédaction et préfèrent s'en servir. Insistez : un texte différent, même mieux écrit, peut être refusé.

5. 5

   Relisez le projet avant signature

   Demandez à voir le projet avant son émission. Une correction coûte alors quelques minutes. Après, il faut parfois tout recommencer, à quelques heures du dépôt.

Les cinq vérifications avant de la glisser dans le pli

• Le montant : celui du dossier, pour le bon lot, sans erreur entre chiffres et lettres.
• La devise : celle que le dossier demande.
• La validité : calculée à partir de la date limite, en tenant compte de ce que le dossier ajoute à la validité de l'offre. Si un additif repousse la date limite, votre caution peut devenir trop courte. Faites-la prolonger.
• Le bénéficiaire : le nom exact de l'acheteur, tel qu'écrit dans le dossier.
• La référence : le numéro de l'avis, l'objet du marché et le lot. En groupement, le nom du groupement ou de ses membres, comme le dossier le demande.

Si vous n'avez pas d'historique bancaire

Une banque garantit plus facilement une entreprise dont elle voit passer l'activité. Si vous partez de zéro, voici des pistes :

• Faites passer votre activité par un seul compte professionnel, dès maintenant, pour que le jour venu la banque ait quelque chose à lire.
• Parlez à votre banque avant d'en avoir besoin. Demandez ce qu'il lui faudrait et combien de temps cela prendrait.
• Proposez un dépôt en espèces. Pour une petite garantie, couvrir l'essentiel du montant par un dépôt peut lever le blocage.
• Comparez les émetteurs acceptés. Selon les pays, une compagnie d'assurance, une mutuelle de garantie ou un fonds de soutien aux PME peut répondre là où une banque refuse. Vérifiez qu'il est accepté par le dossier.
• Soumissionnez d'abord à des marchés sans caution, ou à de petits montants, pour construire votre historique.
• Entrez en groupement avec une entreprise plus solide, qui peut porter la garantie dans votre accord. Voir Groupement et sous-traitance.