Chiffrer son offre financière

Votre prix décide souvent du classement, et il décide toujours de ce que le marché vous rapportera. Trop haut, vous perdez. Trop bas ou mal calculé, vous gagnez un marché qui vous coûte de l'argent, et reculer peut vous coûter votre caution. Cet article montre comment remplir les formulaires, construire le prix poste par poste et éviter les erreurs que la commission corrigera à votre place.

Les formulaires à remplir

Le dossier d'appel d'offres (DAO) fournit les formulaires de l'offre financière. Utilisez-les tels quels, sans changer l'ordre des lignes ni les libellés. Vous y trouverez le plus souvent quatre pièces :

• La lettre de soumission. C'est votre engagement signé. Elle indique le montant total, souvent en chiffres et en lettres, et la durée pendant laquelle votre offre reste valable. Ce montant doit être exactement celui de vos tableaux.
• Le bordereau des prix unitaires (BPU). Il donne le prix de chaque unité : le mètre cube de béton, l'ordinateur livré, le mois de maintenance. Il est souvent demandé en chiffres et en lettres.
• Le devis quantitatif et estimatif (DQE). Il multiplie chaque prix unitaire par la quantité fixée par l'acheteur. Vous ne changez pas les quantités. Si l'une vous paraît fausse, posez la question par écrit avant le dépôt.
• Le sous-détail des prix. Quand il est demandé, il montre de quoi se compose un prix : matériaux, main-d'œuvre, matériel, frais, marge. Il sert à vérifier qu'un prix tient debout.

Ces pièces changent selon le marché. Une fourniture peut se réduire à un tableau de prix. Une prestation intellectuelle prend souvent la forme d'un état des honoraires et des frais. Le principe reste le même.

Ne laissez aucune ligne vide. Une ligne sans prix peut rendre l'offre non conforme, ou être lue comme une prestation que vous faites gratuitement. Si un poste est vraiment inclus ailleurs, regardez ce que le dossier admet et écrivez-le de la façon qu'il prévoit.

Ce que votre prix doit couvrir

Beaucoup de petites entreprises additionnent leurs achats et leur main-d'œuvre, ajoutent une marge et s'arrêtent là. C'est ainsi qu'on gagne un marché à perte. Passez en revue ces huit postes :

1. Les coûts directs. Matériaux, main-d'œuvre, location de matériel, sous-traitants. Partez de devis réels de vos fournisseurs, pas de votre mémoire.
2. Les frais de chantier ou de mission. Installation, transport, hébergement, gardiennage, encadrement, assurances propres au marché.
3. Les frais généraux. La part de votre loyer, de votre comptable, de votre téléphone et de votre propre temps que ce marché doit payer.
4. Le financement. C'est le coût de l'attente. Vous payez fournisseurs et salaires bien avant d'être payé vous-même, et cet argent a un prix : découvert, crédit, ou trésorerie qui ne sert plus à rien d'autre. L'article Exécuter le marché et se faire payer montre où se forme ce délai.
5. Les taxes et droits. Selon le pays et le marché : TVA, droits de douane sur ce que vous importez, droits d'enregistrement du contrat, timbres, impôts retenus à la source sur vos paiements. Demandez à votre comptable ce qui s'applique avant de chiffrer.
6. Les garanties. Commissions de la banque et argent bloqué pour la caution de soumission, la garantie de bonne exécution et celle de l'avance. Une partie de chaque paiement peut aussi être retenue jusqu'à la fin du marché. Voir Cautions et garanties.
7. Les risques. Une hausse du ciment, une route coupée, une réception repoussée. Prévoyez une provision en partant de ce qui peut réellement arriver sur ce marché.
8. La marge. Ce qu'il vous reste une fois tout payé. Fixez le minimum en dessous duquel le marché ne vous intéresse pas, avant de regarder les concurrents.

Un exemple chiffré

Prenons un marché de travaux fictif. Tous les montants sont inventés pour l'exemple. Ce ne sont ni des normes ni des proportions à recopier : chaque marché a les siennes.

Poste	Montant (en millions)
Coûts directs	34
Frais de chantier	4,5
Frais généraux	3,5
Financement	2
Frais de garanties	0,5
Provision pour risques	1,5
Marge	4
Prix hors taxes	50

Le financement vient d'un calcul simple. Vous pensez avancer en moyenne 15 millions pendant huit mois. Si ce découvert vous coûte 250 000 par mois, cela fait 2 millions. Si le paiement peut prendre plus longtemps, refaites le calcul avec la durée que vous jugez réaliste, pas avec la plus favorable.

Reste à répartir ce total sur les lignes du DQE. Une méthode courante consiste à calculer un coefficient : le prix total divisé par les coûts directs, soit ici 50 divisé par 34, environ 1,47. Une ligne qui vous coûte 100 000 le mètre cube est alors proposée autour de 147 000. Multipliez ensuite chaque prix par sa quantité et vérifiez que la somme retombe bien sur votre total.

Vous pouvez ajuster ligne par ligne, mais évitez les prix déséquilibrés : très chers sur les premiers travaux pour encaisser tôt, bradés sur le reste. Une commission attentive le repère et peut vous demander de vous justifier. Et si la quantité réelle d'une ligne bradée augmente en cours de chantier, c'est vous qui perdez.

Les erreurs de calcul

La commission refait les calculs. Une erreur n'entraîne pas forcément le rejet : le plus souvent, elle corrige, et c'est le prix corrigé qui sert au classement. La règle habituelle veut que le prix unitaire l'emporte sur le total de la ligne, et le montant en lettres sur le montant en chiffres. Vérifiez cette règle dans votre dossier, car c'est lui qui décide.

Un exemple, toujours fictif. Vous proposez 100 mètres cubes à 147 000 et vous écrivez un total de 14 070 000 au lieu de 14 700 000. La commission retient 14 700 000. Votre offre monte de 630 000 et vous pouvez passer derrière un concurrent. L'erreur inverse fait baisser votre prix, et vous restez tenu par ce prix plus bas. Refuser la correction peut conduire au rejet de l'offre, parfois à la perte de la caution.

Trois habitudes évitent presque tout :

• Calculez dans un tableur avec des formules, sans total saisi à la main.
• Relisez les prix en lettres contre les prix en chiffres, à deux si possible.
• Vérifiez que le total de la lettre de soumission est exactement celui du DQE, à l'unité près.

Hors taxes, TTC et devise

Avant de chiffrer, cherchez dans le dossier sur quelle base le prix est demandé : hors taxes (HT) ou toutes taxes comprises (TTC). Un prix TTC écrit dans une case HT peut vous faire perdre le classement. Un prix HT écrit dans une case TTC vous fait payer la taxe sur votre marge.

Certains marchés sur financement extérieur sont exonérés de tout ou partie des taxes. Ne le supposez pas : le dossier le dit, ou vous posez la question par écrit. Le fait qu'un bailleur finance le projet ne suffit pas à conclure que vous ne paierez rien.

Pour la devise, offrez dans celle que le dossier demande. Certains marchés internationaux acceptent plusieurs devises et disent comment elles seront converties pour la comparaison. Si vous importez et que l'on vous paie en monnaie locale, le risque de change est pour vous, sauf clause contraire. Mettez-le dans votre provision.

L'offre anormalement basse

Une offre anormalement basse est un prix si bas que la commission doute que vous puissiez exécuter le marché à ce montant. Le plus souvent, elle vous demande alors de vous justifier, puis elle peut rejeter l'offre si vos explications ne convainquent pas.

Préparez votre défense avant même qu'on vous la demande : devis de fournisseurs, stock déjà acheté, matériel déjà amorti, proximité du site. Un sous-détail de prix solide est votre meilleur argument. La façon de repérer ces offres varie selon le pays, parfois avec une formule, parfois à l'appréciation de la commission.

🇸🇳La règle au Sénégal

• La commission examine d'abord la recevabilité et les pièces, puis la conformité aux spécifications, puis évalue en détail. Elle ne peut pas négocier, ni demander de modifier prix ou conditions ; elle peut corriger des erreurs purement arithmétiques et demander des précisions par écrit. Elle propose l'attribution à l'offre conforme évaluée la moins disante dans un délai maximum de 15 jours après l'ouverture, prolongeable de 10 jours au plus (art. 69 à 71).[1]
• Le choix se fait sur le prix seul, ou sur le prix et d'autres critères tels que le coût d'utilisation, les performances techniques, la protection de l'environnement, les délais, la maintenance, l'accessibilité pour les personnes handicapées, et des exigences de contenu local (emploi, intégration des artisans et PME locales, développement durable). Ces critères sont énumérés dans le dossier, en termes monétaires ou comme critères éliminatoires. Seule la capacité du candidat le moins disant est examinée (art. 44, 60).[1]
• Une offre anormalement basse peut être rejetée par décision motivée, après que la commission a demandé au candidat des précisions sur ses sous-détails de prix. Le candidat peut justifier son prix par des économies de méthode, des conditions exceptionnellement favorables ou l'usage de ressources inactives. Une offre qui ne respecte pas la réglementation sociale et environnementale peut aussi être rejetée (art. 60).[1]

Validité de l'offre et révision des prix

Votre prix vous engage pendant toute la durée de validité indiquée dans le dossier, et le marché sera exécuté bien après. Entre votre chiffrage et la dernière livraison, plusieurs mois peuvent passer, parfois plus d'un an.

Regardez donc les clauses du contrat. Un prix ferme ne bouge pas, quoi qu'il arrive au coût des matériaux. Un prix révisable suit une formule fixée dans le contrat. Si le prix est ferme et que le marché est long, c'est à vous d'anticiper la hausse, dans le prix ou dans la provision. Demandez aussi à vos fournisseurs jusqu'à quelle date leurs devis tiennent.

Situer votre prix sur le marché

Le meilleur repère reste ce que l'acheteur a payé pour un marché comparable. Cherchez des marchés de même nature, de taille voisine, si possible chez le même acheteur ou dans la même région.

Lisez ces montants avec prudence. Une attribution ne dit pas toujours les quantités exactes, ni si le prix est HT ou TTC, ni si le gagnant a gagné de l'argent. Elle vous donne un ordre de grandeur, pas un prix à copier. Les procès-verbaux d'ouverture des plis, quand vous les obtenez, donnent aussi les prix proposés par tous les concurrents, et pas seulement celui du gagnant.

Une fois le prix arrêté, vérifiez que vous pouvez obtenir la caution à temps : c'est l'objet de Cautions et garanties.