Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt (Sénégal)

Une fois les plis ouverts, votre offre disparaît dans une commission, et vous n'entendez souvent plus rien pendant des semaines, parfois des mois. Ce silence est normal, mais votre travail ne s'arrête pas : la commission peut vous écrire à tout moment, et une réponse tardive peut vous éliminer. Voici ce qui se passe pendant ce temps, dans l'ordre, et ce que vous devez faire.

Ce que fait la commission, dans l'ordre

La commission d'évaluation applique la grille et les critères écrits dans le dossier d'appel d'offres, pas autre chose. L'ordre habituel est le suivant.

La conformité administrative
Les pièces demandées sont-elles là, valables, signées ? La caution est-elle conforme ? C'est ici que tombent les attestations expirées et les formulaires manquants. Dans certains dossiers, la commission accepte qu'une pièce non essentielle soit complétée après coup. Ne comptez pas là-dessus.
L'examen technique
Votre offre répond-elle à ce qui est demandé ? La commission vérifie les critères éliminatoires, les références, le personnel, le matériel et le planning, et elle attribue une note si le dossier en prévoit une. Souvent, une offre qui n'atteint pas le minimum technique n'est même pas ouverte côté prix.
L'examen financier
La commission refait les calculs, corrige les erreurs, ajuste les prix pour les rendre comparables, applique les préférences s'il y en a, et repère les offres anormalement basses.
Le classement et la vérification finale
Elle classe les offres et propose un attributaire. Certains dossiers prévoient à ce stade une vérification plus poussée de l'entreprise la mieux classée : capacités financières, références, parfois une visite. Si elle échoue, on passe à la suivante.

Après l'avis de la commission, l'attribution passe souvent par une validation : autorité de contrôle ou non-objection du bailleur, selon le marché. C'est l'une des raisons pour lesquelles le résultat peut tarder.

Moins-disant ou note pondérée

Le dossier dit laquelle de ces deux méthodes s'applique. Les travaux, fournitures et services courants utilisent le plus souvent la première, les prestations intellectuelles la seconde.

L'offre évaluée la moins-disante. Parmi les offres conformes aux exigences, le marché va à celle dont le prix évalué est le plus bas. Le prix évalué peut différer du prix lu : corrections d'erreurs, ajustements, préférences. Une note technique élevée ne rapporte rien de plus ici. Il suffit de passer le seuil.

La note pondérée. La commission note la qualité technique et le prix, puis elle les combine selon les poids écrits dans le dossier. La meilleure note combinée l'emporte, même si elle n'a pas le prix le plus bas. C'est le cas classique du marché de consultants, avec une enveloppe financière ouverte seulement pour ceux qui ont atteint la note technique minimale.

Après un classement de consultants, le contrat fait en général l'objet d'une négociation avec le premier classé. Sur un appel d'offres classique, la négociation du prix est le plus souvent interdite. Chez les entreprises privées et certaines organisations, elle peut au contraire être courante : voir Qui achète et quelles règles s'appliquent.

Si la commission vous écrit

La commission peut demander une précision : un document illisible, une date à confirmer, une référence à éclaircir. Cette demande se fait par écrit, et elle donne un délai, souvent très court.

Répondez tout de suite, et par écrit. Surveillez l'adresse électronique et le téléphone que vous avez donnés dans l'offre, y compris pendant vos déplacements. Une réponse tardive peut être traitée comme une absence de réponse.
Répondez seulement à ce qui est demandé. Vous éclaircissez votre offre, vous n'en écrivez pas une meilleure.
Vous ne pouvez pas changer votre prix, ni ce qui transformerait le fond de l'offre. La seule modification de prix habituelle est la correction d'une erreur de calcul par la commission.

N'essayez pas non plus de joindre les membres de la commission en privé. Toute tentative d'influence peut entraîner le rejet de votre offre, et des sanctions plus lourdes.

Préférences et offres anormalement basses

Certaines règles accordent une préférence, par exemple aux entreprises nationales, régionales ou locales, ou aux PME. Elle prend souvent la forme d'une marge appliquée uniquement dans la comparaison : le prix du concurrent étranger est majoré pour le calcul, et le marché est ensuite signé à votre prix réel. Si vous y avez droit, joignez ce que le dossier demande pour le prouver, car elle n'est pas toujours appliquée d'office.

Si votre prix paraît anormalement bas, la commission peut vous demander de le justifier. Préparez vos devis et votre sous-détail : voir Chiffrer son offre financière.

La règle au Sénégal

Évaluation des offres

La commission examine d'abord la recevabilité et les pièces, puis la conformité aux spécifications, puis évalue en détail. Elle ne peut pas négocier, ni demander de modifier prix ou conditions ; elle peut corriger des erreurs purement arithmétiques et demander des précisions par écrit. Elle propose l'attribution à l'offre conforme évaluée la moins disante dans un délai maximum de 15 jours après l'ouverture, prolongeable de 10 jours au plus (art. 69 à 71).[1]
Le choix se fait sur le prix seul, ou sur le prix et d'autres critères tels que le coût d'utilisation, les performances techniques, la protection de l'environnement, les délais, la maintenance, l'accessibilité pour les personnes handicapées, et des exigences de contenu local (emploi, intégration des artisans et PME locales, développement durable). Ces critères sont énumérés dans le dossier, en termes monétaires ou comme critères éliminatoires. Seule la capacité du candidat le moins disant est examinée (art. 44, 60).[1]
Une offre anormalement basse peut être rejetée par décision motivée, après que la commission a demandé au candidat des précisions sur ses sous-détails de prix. Le candidat peut justifier son prix par des économies de méthode, des conditions exceptionnellement favorables ou l'usage de ressources inactives. Une offre qui ne respecte pas la réglementation sociale et environnementale peut aussi être rejetée (art. 60).[1]

Préférences et PME

Dans un appel d'offres international, une préférence est accordée aux candidats de droit sénégalais ou de l'UEMOA, ou dont les offres ne comportent que des produits d'origine sénégalaise ou UEMOA, à condition que leur offre ne dépasse pas de plus de 15 % celle du moins-disant non communautaire (art. 50).[1]
Dans un appel d'offres national : 5 % de marge pour les entreprises à direction féminine et celles détenues à plus de 50 % par des jeunes ou des personnes handicapées ; 5 % pour le candidat qui sous-traite au moins 30 % à une ou plusieurs startups labellisées ou se groupe avec elles ; pour les marchés d'une collectivité, jusqu'à 5 % pour qui sous-traite au moins 30 % à une entreprise locale. Ces marges sont cumulables avec la préférence communautaire. Il faut demander la préférence dans l'offre, par une déclaration et des justificatifs, et le dossier doit en définir les conditions (art. 48, 50, 51).[1]
Marchés réservés : l'autorité réserve au moins 5 % de la valeur annuelle de ses marchés (3 % pour l'économie sociale et solidaire et les PME nationales, 2 % pour les PME à direction féminine), pour les marchés sous 100 millions TTC (travaux) ou 80 millions TTC (autres). Un « marché réservé » est ouvert aux associations, coopératives, GIE, entreprises sociales ou PME employant au moins 30 % de personnes handicapées, 50 % de jeunes non qualifiés ou 50 % de femmes. Les autres pays de l'UEMOA en bénéficient par reconnaissance mutuelle (art. 4.30 ; arrêté de 2024).[1][7]

La prolongation de validité

Votre offre est valable pendant une durée fixée par le dossier. Si l'évaluation dépasse cette durée, l'acheteur peut vous demander de la prolonger.

Prenez cette demande au sérieux et répondez dans le délai fixé. En règle générale :

vous pouvez refuser, et vous sortez alors de la compétition sans perdre votre caution ;
si vous acceptez, vous gardez votre prix, sauf clause contraire, et vous devez faire prolonger votre caution par la banque si sa date de validité devient trop courte.

Avant de répondre, refaites vos comptes. Vos fournisseurs tiennent-ils encore leurs prix ? Le marché est-il encore rentable à ce montant ? Ne laissez jamais une demande sans réponse, car votre offre risque de sortir sans que vous l'ayez décidé.

Lire une attribution provisoire

L'attribution provisoire, parfois publiée sous le nom d'avis d'attribution, est la décision de la commission ou de l'autorité compétente avant la signature du contrat. Elle ouvre le plus souvent une période pendant laquelle les soumissionnaires peuvent contester, avant toute signature.

Selon le pays, elle paraît dans le journal des marchés, sur le portail public ou sur le site de l'acheteur, et les soumissionnaires reçoivent parfois un courrier. Lisez-la avec attention :

Le nom de l'attributaire et le montant retenu. Comparez avec ce qui a été lu à l'ouverture. Un écart peut s'expliquer par une correction, ou vous donner une question à poser.
Le lot. Vérifiez qu'il s'agit bien du vôtre.
Les délais. Notez immédiatement la date de publication ou de réception : c'est souvent elle qui fait courir le délai de recours. Voir Contester une décision.
Les motifs de rejet, quand ils sont indiqués.

Une attribution provisoire n'est pas encore un marché. Si vous êtes retenu, ne commencez rien et n'achetez rien avant la notification et les étapes qui suivent. Elles sont décrites dans Exécuter le marché et se faire payer.

La règle au Sénégal

La commission dresse son procès-verbal dans les 3 jours après l'évaluation. L'autorité décide dans les 3 jours ouvrables suivants ; si elle approuve, elle avise aussitôt les autres candidats des motifs du rejet, leur restitue la garantie de soumission et publie un avis d'attribution provisoire (art. 84). Un candidat écarté qui en fait la demande écrite reçoit les motifs du rejet dans les 5 jours ouvrables (art. 88).[1]
Le marché est transmis pour signature au plus tôt 10 jours après la publication ou la notification de l'attribution provisoire (7 jours en urgence simple). Il est ensuite approuvé : un refus d'approbation n'est possible qu'en l'absence de crédits, par décision motivée dans les 15 jours (30 jours pour les collectivités). La DCMP immatricule le marché avant sa notification, et le contrat n'a d'effet qu'à partir de la notification, qui lance les délais d'exécution. L'avis d'attribution définitive est publié sur le portail dans les 15 jours qui suivent (art. 74, 85, 86).[1]
Un appel d'offres est déclaré infructueux, après consultation de la DCMP, si aucune offre n'est remise ou si toutes sont irrecevables ou non conformes. Il peut aussi être classé sans suite pour un motif d'intérêt général, comme la disparition du besoin ou des offres trop élevées par rapport à la valeur estimée (art. 65, 66).[1]

Demandez toujours les motifs de votre rejet

Si vous perdez, écrivez à l'acheteur pour demander pourquoi. Faites-le même si vous ne comptez pas contester. Dans la plupart des marchés publics et chez les bailleurs, vous pouvez obtenir au moins les raisons du rejet de votre offre, et certaines organisations proposent un entretien de débriefing. Une entreprise privée ne vous doit souvent rien, mais une demande polie coûte peu.

Une réponse sert à trois choses. Vous savez si vous avez été éliminé sur une pièce, sur la technique ou sur le prix. Vous corrigez ce point pour la prochaine offre. Et si le motif ne correspond pas à ce que dit le dossier, vous avez un élément concret, à condition d'agir dans le délai. Une lettre courte suffit : la référence de l'avis, le lot, votre demande, et rien d'autre.

Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt