Déposer son offre et l'ouverture des plis

Une semaine de travail peut se perdre en quelques minutes : un pli remis dix minutes trop tard, un document téléversé sur un portail saturé, une enveloppe marquée de travers. Le dépôt se prépare comme une étape à part, avec sa propre date interne. Le dossier d'appel d'offres fixe la façon de faire. Voici ce qu'on demande le plus souvent et comment s'y préparer.

Le pli papier

La présentation la plus courante est une grande enveloppe extérieure qui en contient d'autres. Le dossier en décrit le détail, et la moindre différence peut compter.

• L'enveloppe extérieure. Elle porte l'adresse de dépôt, la référence de l'avis, le lot, et souvent la mention « à n'ouvrir qu'en séance de dépouillement ». Lorsque le dossier le demande, elle ne doit porter ni votre nom ni votre cachet : le pli doit rester anonyme jusqu'à l'ouverture.
• Les enveloppes intérieures. Elles séparent le plus souvent les pièces administratives, l'offre technique et l'offre financière. Elles portent le nom de l'entreprise et la référence. En prestations intellectuelles, l'offre financière va le plus souvent dans une enveloppe à part, qui ne sera ouverte que plus tard.
• L'original et les copies. Le dossier indique combien de copies fournir. Marquez chaque jeu ORIGINAL ou COPIE sur sa première page, et sur chaque page si le dossier le demande. En cas d'écart, l'original fait foi.
• Les signatures et paraphes. Signez là où le dossier l'exige, souvent avec paraphe de chaque page, par une personne habilitée à engager l'entreprise. Joignez le pouvoir si ce n'est pas le gérant qui signe.

Une fois le pli fermé, vous ne pouvez plus vérifier. Faites donc la dernière relecture avant de le sceller, avec la liste de l'article sur les erreurs qui éliminent.

Le jour du dépôt

La date limite comporte une heure, et elle est absolue. Un pli arrivé après l'heure est en général refusé ou renvoyé sans être ouvert, quelle que soit l'excuse.

• Fixez votre propre limite au moins la veille, et gardez la journée du dépôt pour les imprévus.
• Repérez le lieu exact. Le bâtiment, l'étage et le bureau. Un ministère peut avoir plusieurs sites, et le secrétariat peut changer de bureau.
• Prévoyez la circulation et les contrôles. Barrage à l'entrée, carte d'identité à laisser, longue file devant le secrétariat. Une personne déjà dans le bâtiment n'est pas forcément considérée comme ayant déposé à l'heure.
• Si le dépôt a lieu en région, partez la veille. Une route coupée, un bus annulé ou une pluie ne repousseront pas la date limite.
• Exigez le récépissé. C'est le document qui prouve la date et l'heure du dépôt, avec un numéro d'enregistrement et une signature. Gardez-le : sans lui, vous ne pouvez rien prouver.
• Vérifiez le mode d'envoi. Si le dossier admet un envoi par courrier ou par transporteur, le risque du retard reste pour vous. Le dépôt en mains propres peut aussi être obligatoire.

Si l'organisation est internationale, vérifiez le fuseau horaire. L'heure limite est parfois donnée à l'heure de son siège ou en temps universel, pas à l'heure de chez vous. Convertissez-la, puis notez-la en heure locale dans votre calendrier.

Le dépôt électronique

Certains acheteurs nationaux et beaucoup d'organisations internationales reçoivent les offres sur un portail. Les règles changent, et le risque aussi : plus de route à faire, mais une panne ou un fichier trop lourd peuvent vous éliminer tout autant.

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   Inscrivez-vous plusieurs semaines à l'avance

   La validation d'un compte fournisseur peut demander des documents et plusieurs échanges. S'inscrire le jour de la date limite est une façon classique de perdre un marché. Faites-le quand aucune offre n'est en jeu.

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   Lisez les contraintes techniques

   Taille maximale par fichier, formats acceptés, signature numérique ou scan signé, nom des fichiers, nombre de documents. Comprimez ou découpez vos fichiers suffisamment tôt.

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   Téléversez bien avant la dernière heure

   Une connexion lente, un portail saturé ou une coupure de courant ne sont presque jamais une excuse recevable. Visez la veille. Vous pouvez souvent remplacer un fichier tant que la date limite n'est pas passée.

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   Confirmez et gardez la preuve

   Beaucoup de portails distinguent un brouillon d'une offre soumise. Allez jusqu'au bouton final, attendez le message ou le courriel de confirmation, et gardez-le avec une capture d'écran.

Certaines organisations reçoivent les offres par courriel, sur une adresse dédiée qui n'est pas forcément celle des questions. Respectez l'objet demandé, la protection des fichiers par mot de passe s'il y en a une, et la taille maximale. Envoyer l'offre à la mauvaise adresse revient à ne pas l'avoir déposée.

Retirer ou modifier une offre

Avant la date limite, vous pouvez en général retirer ou remplacer votre offre par écrit, selon la procédure du dossier : souvent une nouvelle enveloppe marquée MODIFICATION, REMPLACEMENT ou RETRAIT. Sur un portail, on remplace le fichier et on soumet de nouveau.

Après la date limite, c'est fini. Votre offre vous engage pendant toute sa durée de validité, et la retirer peut vous faire perdre votre caution de soumission.

La séance d'ouverture des plis

La séance d'ouverture est le moment où la commission ouvre les offres. Elle a souvent lieu juste après la date limite, à l'heure et au lieu fixés par le dossier. Dans la plupart des appels d'offres publics, les soumissionnaires ou leurs représentants peuvent y assister. Ce n'est pas toujours le cas : certaines organisations internationales et les entreprises privées ouvrent sans public, et certains portails produisent simplement un rapport.

Si vous pouvez y aller, allez-y. C'est gratuit, et c'est la meilleure école qui soit pour une petite entreprise.

Ce qu'il faut apporter. Une pièce d'identité, votre récépissé, et si possible une lettre vous autorisant à représenter l'entreprise. De quoi noter.

Ce qui est lu à haute voix. Le plus souvent, le nom de chaque soumissionnaire, le montant de son offre, les rabais éventuels, la présence ou non de la caution et les retraits ou modifications. Si le dossier sépare les enveloppes, les prix ne sont lus que plus tard.

Ce qu'il faut noter. Le nom et le prix de chaque concurrent, la présence de la caution, et toute anomalie : un pli arrivé en retard et accepté, un prix lu différemment de celui de la lettre de soumission. Si vous constatez un problème, demandez qu'il soit consigné. Ne vous lancez pas dans un débat : la séance n'est pas faite pour cela.

Ce qu'il ne faut pas conclure. Le prix lu n'est pas encore le prix évalué. Le moins cher peut être éliminé ensuite, et un prix peut être corrigé. La suite est expliquée dans Évaluation et attribution.

Demandez le procès-verbal d'ouverture, ou au moins sa date de publication. C'est une preuve utile en cas de contestation, et un bon repère sur les prix du marché pour vos prochaines offres.

🇸🇳La règle au Sénégal

Dépôt des offres

• L'avis d'appel d'offres indique l'objet, les critères d'évaluation dans un ordre non modifiable, où retirer le dossier, le lieu et la date limite de dépôt, la durée de validité des offres, les justifications exigées, le montant de la garantie de soumission et la présence éventuelle des bailleurs à l'ouverture (art. 67). L'offre se dépose par la poste, par porteur ou par voie électronique, au choix de l'autorité. Les plateformes électroniques doivent préserver la confidentialité jusqu'à la date limite (art. 56 à 58).[1]
• Une même personne ne peut, sous peine de rejet, soumettre plus d'une offre (art. 62). Les variantes ne sont admises que si l'avis et le dossier le prévoient, et seulement avec une offre de base conforme (art. 63, 60).[1]

Ouverture des plis

• L'ouverture a lieu en séance publique, en présentiel ou en visioconférence, à la date et à l'heure limites. Seuls les plis reçus à temps sont ouverts ; les autres sont renvoyés sans être ouverts. Tous les candidats peuvent y assister et signent un registre de présence. On lit à voix haute le nom de chaque candidat, le montant de chaque offre, la présence ou l'absence de garantie de soumission et les rabais. Le procès-verbal est remis à tout soumissionnaire qui le demande (art. 68).[1]